Wie geht man als Freelancer mit dubiosen Debitoren um?

Jeder Freelancer oder Selbstständige wird früher oder später mit dubiosen Debitoren konfrontiert: Kunden, bei denen unklar ist, ob sie ihre Rechnung bezahlen. Das kann sehr frustrierend sein, insbesondere wenn die Zahlung ausbleibt. Viele Freelancer denken, dass es schwierig ist, ihre Rechnungen bezahlt zu bekommen, aber das muss nicht der Fall sein. Es ist entscheidend, sofort die richtigen Schritte zu unternehmen. In den meisten Fällen erhält man so dennoch sein Geld.

Folgen für dein eigenes Unternehmen

Ein dubioser Debitor ist jemand, der absichtlich einen Teil der Rechnung nicht bezahlt, so lange wie möglich mit der Zahlung wartet oder ganz verweigert zu zahlen. Auch kann eine Nichtzahlung die Folge eines Konkurses oder eines Meinungsverschiedens sein. Wie dem auch sei, eine späte oder ausbleibende Zahlung kann deine Liquidität und die finanzielle Gesundheit deines Unternehmens erheblich schädigen. Daher ist es ratsam, als Freelancer immer eine finanzielle Reserve zu haben. Viele kleine Unternehmen müssen ihre Tätigkeiten einstellen aufgrund von späten oder schlechten Zahlungen, wodurch sie ihre laufenden Kosten nicht mehr decken können.

Gib immer klar die Zahlungsfrist an

Begrenze das Risiko einer Nichtzahlung, indem du klar über die Zahlungsfrist informierst. So weiß der Kunde genau, innerhalb welcher Tage er zahlen muss, und es gibt keinen Raum für Zweifel. Gib auf deiner Rechnung immer die Zahlungsfrist oder das Fälligkeitsdatum an. Du kannst dies auch in deinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder im Vertrag mit dem Kunden festhalten. Dies gibt dir einen klaren Bezugspunkt bei verspäteten Zahlungen.

Besuche deinen Kunden

Einige Kunden versuchen, einen Rabatt zu erhalten, indem sie sagen, dass du nicht alles geliefert hast, wie in der Angebot angegeben. Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, dass Angebote immer vom Auftraggeber unterzeichnet werden, sodass du einen Nachweis hast. Halte Vereinbarungen in einem Auftragsvertrag fest. Weigert ein Kunde aus einem anderen Grund die vollständige Zahlung, ziehe einen persönlichen Besuch in Betracht. Vielleicht gibt es einen gültigen Grund, wie eine Budgetüberschreitung. Sei während des Besuchs vernünftig und versuche, gemeinsam eine Lösung zu finden. Kommt jedoch bereits mit einer negativen Haltung, dann kannst du den Kunden besser auf seine Zahlungspflicht hinweisen und deinen Nachweis zeigen, um größere Konflikte zu vermeiden.

Erhöhe die Mahngebühr um einen Prozentsatz

Wenn ein Kunde die Zahlungsfrist überschreitet, sende sofort eine Mahnung. Du kannst auch anrufen, um zu fragen, warum die Rechnung noch nicht bezahlt wurde. Oft ist das schon ausreichend, um die Zahlung zu erhalten. Hilft das nicht, kannst du in Betracht ziehen, den Betrag wöchentlich um einen Prozentsatz zu erhöhen als Anreiz. Nimm diese Regelung jedoch in deine Allgemeinen Geschäftsbedingungen auf. Achte darauf, dass du keine zu hohen zusätzlichen Kosten erhebst; dies kann zu Streitigkeiten und einer schlechten Geschäftsbeziehung führen.

Schalte ein Inkassobüro ein

Hast du eine Mahnung, eine zweite Mahnung und eine Zahlungsaufforderung gesendet und reagiert der Kunde nicht? Rufe dann erneut den Auftraggeber oder die Verwaltung an und teile mit, dass du ein Inkassobüro einschalten wirst, wenn nicht innerhalb von fünf Werktagen gezahlt wird. Hilft dies nicht, schalte ein Inkassobüro ein. Einige Büros arbeiten auf Basis von „no cure, no pay“. Bei kleinen Beträgen kannst du auch in Betracht ziehen, die Rechnung als uneinbringliche Kosten abzuschreiben. Verschwende dann keine unnötige Zeit und Energie mehr darauf. Das kann frustrierend sein, aber versuche, negative Gefühle schnell loszulassen.

Nicht bezahlte Rechnung in deiner Buchhaltung

Oft hast du die unbezahlte Rechnung bereits in deiner Buchhaltung erfasst und darauf Umsatzsteuer gezahlt. Es ist daher wichtig, dies korrekt abzuwickeln. Du kannst eine Gutschrift senden, mit der du einen negativen Ertrag buchst und die Umsatzsteuer zurückforderst. Bei größeren Beträgen kannst du die Forderung bei der Finanzbehörde als uneinbringlich einstufen und die gezahlte Umsatzsteuer zurückfordern. Dies kann erfolgen, wenn die Forderung mindestens ein Jahr nach dem Fälligkeitsdatum als uneinbringlich erklärt wurde. Ein separates Gesuch ist nicht erforderlich. Weitere Informationen zu dieser Rückerstattung findest du hier.

Tipp für eine zügige Zahlung

Eine effektive Möglichkeit, Rechnungen schneller bezahlt zu bekommen, ist, Kunden einen Rabatt bei schneller Zahlung anzubieten. Gewähre beispielsweise 2% Rabatt, wenn innerhalb von zwei Wochen gezahlt wird. Du kannst dies in deinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen festhalten. Berücksichtige dies in deinem Angebot, damit du dir selbst keinen Nachteil verschaffst.

Wenn du mit dubiosen Debitoren konfrontiert wirst, ist es wichtig, immer aktiv zu werden. Wenn du das nicht tust, kannst du dein Geld vergessen. Durch das Ergreifen von Maßnahmen wirst du feststellen, dass die meisten Kunden zuverlässig sind und ihre Vereinbarungen einhalten. Manchmal triffst du jedoch auf unehrliche Kunden. Lerne aus diesen Erfahrungen und vermeide es, in Zukunft mit solchen dubiosen Kunden zu tun zu haben.