Deinen ersten großen Auftrag als Freelancer zu gewinnen, ist ein Meilenstein. Doch größere Projekte bringen auch neue Herausforderungen und Risiken mit sich. Daher ist es wichtig, von Anfang an klare Vereinbarungen zu treffen und kluge Maßnahmen zu ergreifen, um Probleme zu vermeiden.
Häufige Herausforderungen bei großen Aufträgen
Ein großes Projekt erfordert oft viele Arbeitsstunden, was natürlich großartig ist. Dennoch möchtest du nicht lange auf die Bezahlung warten müssen. Zudem stellen sich Fragen zu den angefallenen Kosten: Rechnest du diese ab, verarbeitest du sie in deinem Honorar oder lässt du sie vom Auftraggeber bezahlen? Wenn du alle Kosten selbst vorstreckst, gehst du Risiken ein. Daher ist es ratsam, während der Briefing alles gründlich zu besprechen und klare Vereinbarungen zu treffen.
Teile das Projekt in Meilensteine auf
Große Projekte lassen sich am besten in verschiedene Phasen oder Teile unterteilen. Meilensteine markieren das Ende eines Teilprojekts, beispielsweise die Fertigstellung der Bauphase oder die Behebung von Fehlern. So erhält dein Kunde sofort Einblick in den Fortschritt. Sollte etwas nicht nach Plan verlaufen, signalisiert ein Meilenstein dies rechtzeitig, sodass du beispielsweise die Zeitabschätzung anpassen kannst.
Gestaffelte Zahlungen für weniger Risiko
In der Regel verknüpfst du mit jedem Meilenstein eine Zahlung. Dies verringert das finanzielle Risiko und sorgt für einen gesunden Cashflow. In einem Vertrag legst du fest, dass du nach jedem abgeschlossenen Meilenstein eine Rechnung stellst. So musst du nicht warten, bis das gesamte Projekt abgeschlossen ist. Dies ist besonders wichtig bei unbekannten oder ausländischen Kunden, da sie nur für abgeschlossene Teile der Arbeit bezahlen.
Neuer Abschnitt, neue Motivation
Große Projekte können manchmal demotivierend sein. Meilensteine helfen als psychologische Etappen: Sie geben dir und deinem Auftraggeber das Gefühl, dass die Arbeit voranschreitet. Indem du immer wieder ein neues kurzes Projekt startest, bleibst du motiviert und behältst den Überblick, was deiner Produktivität zugutekommt.
Kosten abrechnen: direkt und transparent
Kosten sind im Geschäftsleben unvermeidlich. Rechne kleine Kosten sofort ab, damit dein Kunde sich daran gewöhnt, diese zu erstatten. Dies verhindert Spannungen in der Geschäftsbeziehung. Dokumentiere jede Ausgabe sorgfältig. Für Kosten, deren Höhe du noch nicht genau kennst, kannst du einen Posten „vorgesehene Ausgaben“ in deine Kostenkalkulation aufnehmen.
Kosten mit einem Prozentsatz erhöhen
Anstatt alle Kosten eins zu eins weiterzugeben, kannst du dich entscheiden, diese um einen Standardaufschlag von 25% zu erhöhen. Dies deckt die Zeit, die du mit der Organisation von Dingen wie Kurierdiensten, Anbietern oder Verhandlungen mit Subunternehmern verbringst, sowie das Risiko der Vorfinanzierung. Manchmal kann ein höherer Prozentsatz erforderlich sein, beispielsweise bei kleinen Kostenposten, bei denen der Zeitaufwand relativ hoch ist.
Kosten direkt vom Auftraggeber bezahlen lassen
Obwohl es verlockend ist, häufig 25% Aufschlag zu berechnen, bringt die Vorfinanzierung großer Kosten Risiken mit sich. Wenn beispielsweise Drucksachen nicht den Erwartungen entsprechen, kannst du mit zusätzlichen Kosten für einen Nachdruck konfrontiert werden. Überlege in solchen Situationen, den Auftraggeber direkt bezahlen zu lassen und den Lieferanten direkt fakturieren zu lassen. Erkläre dies ehrlich und weise darauf hin, dass du große Beträge nicht vorstrecken kannst.
Indem du ein großes Projekt in Meilensteine unterteilst und von Anfang an Klarheit über die Kosten schaffst, schaffst du Sicherheit. Ohne klare Vereinbarungen kann die Geschäftsbeziehung unter Druck geraten und es können Konflikte entstehen. Kannst du ein großes Projekt nicht alleine bewältigen? Dann ziehe in Betracht, Outsourcing durch einen anderen Freelancer in Anspruch zu nehmen.